Privacybeleid
Versie 1.0 · Van kracht sinds 20 oktober 2026
In het kort: we gebruiken je gegevens alleen om Ringlane te laten werken. We verkopen ze niet, we gebruiken ze niet voor advertenties, en Google-gegevens worden alleen gebruikt om je agenda en e-mail in Ringlane te tonen en om afspraken te boeken. Je gegevens worden gehost in de EU.
- 1. Wie we zijn
- 2. Toepassingsgebied en onze rol
- 3. Wat we verwerken
- 4. Doeleinden en rechtsgronden
- 5. Google-gebruikersgegevens
- 6. Opslag in je browser
- 7. Wie gegevens ontvangt
- 8. Hoe lang we gegevens bewaren
- 9. Beveiliging
- 10. Je rechten
- 11. Kinderen
- 12. Wijzigingen
1. Wie we zijn
Ringlane is een dienst van Wellens BV, handelend onder de naam Small Steps Big Impact ("SSBI", "we", "ons"). Maatschappelijke zetel: Heirbaan 96, 3620 Lanaken, België. Kantoor: Corda Campus Hal A, Kempische Steenweg 303, 3500 Hasselt, België. Ingeschreven in de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0789.681.057 (btw-nummer BE0789.681.057).
Voor elke vraag over privacy kun je mailen naar senne.wellens@smallstepsbigimpact.io of schrijven naar het kantooradres hierboven. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.
2. Toepassingsgebied en onze rol
Dit beleid heeft betrekking op persoonsgegevens van bezoekers van ringlane.ai en van personen die Ringlane gebruiken op app.ringlane.ai ("gebruikers"), voor hun account en hun gebruik van de dienst. Voor deze gegevens is SSBI de verwerkingsverantwoordelijke.
Werkruimtes in Ringlane bevatten gegevens die onze klanten zelf inbrengen, zoals leads, contactpersonen, gespreksnotities, taken en afspraken ("Klantgegevens"). Voor Klantgegevens is de klant die eigenaar is van de werkruimte de verwerkingsverantwoordelijke en treedt SSBI op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG, volgens de verwerkersvoorwaarden in onze Gebruiksvoorwaarden. Heeft een bedrijf dat Ringlane gebruikt contact met je opgenomen en wil je je rechten uitoefenen, neem dan contact op met dat bedrijf. Wij helpen het om je verzoek te behandelen.
3. Wat we verwerken
- Websitebezoekers. ringlane.ai gebruikt geen cookies, geen analysetools en geen tracking. Onze hostingprovider verwerkt technische gegevens (IP-adres, browser, opgevraagde pagina en tijdstip) in serverlogs om de website te leveren en te beveiligen.
- Accountgegevens. Je naam, e-mailadres, profielfoto en de identificatiecode van je Google-account wanneer je je aanmeldt met Google, of je e-mailadres wanneer je je aanmeldt via een e-maillink. Je taalvoorkeur.
- Gegevens over jou in werkruimtes. De werkruimtes waartoe je behoort, je rol en de uitnodigingen die je hebt verstuurd of ontvangen.
- Gebruiks- en beveiligingsgegevens. IP-adres, type browser en apparaat, aanmeldtijdstippen en sessie-informatie. Handelingen van platformbeheerders worden vastgelegd in een beheerlogboek.
- Koppelingen. Als je Google Agenda, Gmail of Attio koppelt: een versleuteld koppelingstoken en het e-mailadres van het gekoppelde account. Zie punt 5.
- Communicatie. De berichten die je ons stuurt, bijvoorbeeld voor support.
4. Doeleinden en rechtsgronden
| Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Ringlane en je account leveren, inclusief de koppelingen die je inschakelt | Uitvoering van een overeenkomst, art. 6, lid 1, b) |
| De dienst beveiligen, misbruik voorkomen en incidenten onderzoeken | Gerechtvaardigd belang, art. 6, lid 1, f) |
| Je informeren over de dienst, wijzigingen en het einde van de bèta | Uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Boekhouding en andere wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting, art. 6, lid 1, c) |
We verkopen geen persoonsgegevens, we gebruiken ze niet voor reclame en we nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.
5. Google-gebruikersgegevens
Ringlane biedt optionele koppelingen met Google. Dit onderdeel legt uit tot welke Google-gebruikersgegevens Ringlane toegang heeft, hoe ze worden gebruikt, opgeslagen en gedeeld, en hoe je ze kunt verwijderen.
Aanmelden met Google
Wanneer je je aanmeldt met Google, ontvangen we je naam, e-mailadres en profielfoto (scopes openid, email en profile). We gebruiken ze alleen om je account aan te maken en te identificeren.
Google Agenda
Alleen wanneer je Google Agenda koppelt (scope calendar.events), doet Ringlane het volgende:
- het leest de agenda-items in je primaire agenda om je afspraken en vrije tijd in Ringlane te tonen;
- het maakt een agenda-item aan of werkt het bij wanneer je een afspraak met een lead boekt of verplaatst, inclusief een Google Meet-link als je daarom vraagt.
Gmail
Alleen wanneer je Gmail koppelt (scopes gmail.modify en gmail.settings.basic), doet Ringlane het volgende:
- het geeft een lijst van de e-mailthreads die je met het e-mailadres van een lead hebt uitgewisseld en leest ze, om die conversatie bij de lead te tonen;
- het verstuurt de e-mails die je in Ringlane schrijft vanaf je eigen Gmail-adres;
- het leest je Gmail-handtekeningen en afzendernamen, zodat je je handtekening aan een e-mail kunt toevoegen.
Ringlane verwijdert je e-mails niet, wijzigt geen labels en wijzigt je Gmail-instellingen niet.
Hoe Google-gegevens worden behandeld
- Verzoeken aan Gmail en Google Agenda verlopen rechtstreeks tussen je browser en Google. De inhoud van e-mails en agenda-items wordt niet op onze servers opgeslagen.
- Wanneer je via Ringlane een e-mail verstuurt of een afspraak boekt, slaat Ringlane een registratie van die activiteit op bij de lead in je werkruimte (datum en tijdstip, en voor e-mails het onderwerp en de tekst die je schreef), zodat je team de geschiedenis kan zien.
- Om een koppeling werkend te houden, bewaart onze server een Google-refreshtoken, versleuteld met AES-256-GCM met een sleutel die alleen onze server bezit, en gebonden aan je account. Het wordt alleen gebruikt om kortlevende toegangstokens voor jou te verkrijgen.
Delen en beperkingen
- We delen Google-gebruikersgegevens niet met derden, behalve met de hostingproviders die Ringlane namens ons laten draaien (punt 7), of wanneer de wet dat vereist.
- We gebruiken Google-gebruikersgegevens niet voor reclame, we verkopen ze niet en we gebruiken ze niet om gegeneraliseerde modellen voor artificiële intelligentie of machine learning te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.
- Niemand bij SSBI leest je Google-gebruikersgegevens, tenzij je ons daarom vraagt voor support, het nodig is voor de beveiliging, of de wet het vereist.
Ringlane's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. (Vertaling: Het gebruik door Ringlane van informatie die is ontvangen van Google API's, en de overdracht daarvan naar een andere app, zal voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.)
Toegang intrekken
Ontkoppel Google Agenda of Gmail in Ringlane onder Instellingen. We trekken het token dan in bij Google en verwijderen het. Je kunt de toegang van Ringlane ook op elk moment intrekken op myaccount.google.com/permissions. Wanneer je je Ringlane-account verwijdert, worden alle koppelingstokens verwijderd.
6. Opslag in je browser
ringlane.ai slaat niets op in je browser. De app op app.ringlane.ai bewaart je aanmeldsessie, voorkeuren zoals je taal, en een tijdelijke kopie van je werkruimtegegevens zodat je werkruimte snel opent. Die kopie wordt maximaal 7 dagen bewaard en verwijderd wanneer je je afmeldt. Dit alles is strikt noodzakelijk om de dienst te leveren. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.
7. Wie gegevens ontvangt
| Ontvanger | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Database en authenticatie | Frankfurt, Duitsland |
| Vercel, Inc. | Hosting van ringlane.ai en de app, serverfuncties | Serverfuncties in Frankfurt, Duitsland; pagina's geleverd via een wereldwijd netwerk |
| Google (Google Ireland Ltd en Google LLC) | Aanmelden met Google, en Agenda en Gmail wanneer je ze koppelt. De app laadt haar lettertype via Google Fonts, waardoor je browser verbinding maakt met de servers van Google | EU en Verenigde Staten |
| jsDelivr en SheetJS | Leveren twee codebibliotheken die de app nodig heeft (de aanmeldclient en de import van spreadsheets). Je browser maakt verbinding met hun servers | Wereldwijde netwerken |
| Attio Ltd | Alleen wanneer een werkruimte Attio koppelt. Gegevens worden verstuurd in opdracht van die werkruimte | Zie het privacybeleid van Attio |
| Onze accountant en overheidsinstanties | Alleen wanneer de wet dat vereist | België |
Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte steunen op het EU-US Data Privacy Framework wanneer de dienstverlener gecertificeerd is, en anders op de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
8. Hoe lang we gegevens bewaren
- Accountgegevens: zolang je account bestaat. Je kunt je account zelf verwijderen in Ringlane onder Profiel. Het wordt onmiddellijk verwijderd; back-ups worden binnen 7 dagen overschreven.
- Klantgegevens: zolang de werkruimte bestaat, of zoals de klant beslist.
- Aanmeld- en serverlogs: maximaal 7 dagen.
- Beheerlogboek van het platform: 2 jaar, om verantwoording af te leggen over beheerhandelingen.
- Uitnodigingen: verwijderd 30 dagen nadat ze zijn verlopen.
- Koppelingstokens: tot je de koppeling verbreekt of je account verwijdert.
- Kopie in je browser: maximaal 7 dagen, en verwijderd wanneer je je afmeldt.
9. Beveiliging
Gegevens worden versleuteld tijdens de overdracht (TLS, met HSTS) en bij opslag. Elke werkruimte is op databaseniveau afgeschermd met beveiliging op rijniveau (row-level security), zodat leden alleen hun eigen werkruimte zien. Sessies worden bij elk verzoek gecontroleerd en toegangstokens verlopen na 15 minuten. Koppelingstokens worden per gebruiker versleuteld. De beheertool van Ringlane toont alleen beheergegevens, zoals accounts en namen van werkruimtes, nooit de inhoud van werkruimtes zoals leads en notities. Rechtstreekse toegang tot de database is beperkt tot SSBI en wordt alleen gebruikt voor operationeel beheer, beveiliging, of support waarom je vraagt.
10. Je rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie en wissing van je persoonsgegevens, op beperking van de verwerking ervan of bezwaar daartegen, op overdraagbaarheid van gegevens, en op intrekking van je toestemming wanneer de verwerking op toestemming berust. Mail naar senne.wellens@smallstepsbigimpact.io. We antwoorden binnen een maand. We kunnen je vragen om eerst je identiteit te bevestigen.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Kinderen
Ringlane is een zakelijke tool en is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar.
12. Wijzigingen
We kunnen dit beleid bijwerken wanneer Ringlane verandert. Belangrijke wijzigingen kondigen we aan in de app of per e-mail voordat ze van kracht worden. De versie en datum bovenaan tonen altijd de actuele versie.