Wat is het beste moment om koud te bellen? Wat studies zeggen en hoe je het zelf test

Er bestaat geen vast beste moment om koud te bellen. De meeste studies wijzen op de late ochtend en de late namiddag midden in de week, maar in de details spreken ze elkaar tegen. Een studie van InsideSales.com en MIT uit 2007 vond 16 tot 18 uur het best om leads te bereiken, terwijl de gegevens van PhoneBurner uit 2021 10 uur bovenaan zetten. Gebruik de studies als vertrekpunt. Doe daarna een eenvoudige test op je eigen lijst, want alleen de gewoontes van jouw prospects tellen.

Wat de studies zeggen

Hieronder vier bronnen die we konden nakijken, naast elkaar. Elk mat iets anders, en dat is verderop belangrijk.

De MIT-studie uit 2007

Dit is de meest geciteerde studie. Bellen tussen 16 en 18 uur was 114% beter om iemand te bereiken dan tussen 11 en 12 uur. Bellen tussen 8 en 9 uur was 164% beter om een lead te kwalificeren dan tussen 13 en 14 uur, net na de lunch. Donderdag was voor het bereiken 49,7% beter dan dinsdag, de slechtste dag. Uit dezelfde studie komt de bekende vijfminutenregel voor leads snel opvolgen.

Houd de beperkingen in gedachten. De studie is bijna twintig jaar oud, gaat over maar zes Amerikaanse bedrijven en over mensen die net een webformulier invulden. Dat zijn geen koude prospects. Het is ook de eigen samenvatting van een leverancier: de link gaat naar een pdf-kopie bij een derde partij, omdat de oorspronkelijke pagina niet meer online staat.

De gegevens van dialers

PhoneBurner analyseerde de telefoontjes van zijn gebruikers in 2021. Het uur van 10 tot 11 deed het best, en tussen 10 en 15 uur was het bereik in het algemeen goed. Dinsdag won, maar PhoneBurner zegt zelf dat het verschil klein was en dat maandag en woensdag bijna gelijk eindigden. Yesware bekeek welke gesprekken in zijn eigen gegevens langer dan vijf minuten duurden. Die vielen vooral tussen 15 en 17 uur op dinsdag en donderdag.

Het rapport van Cognism gebruikt gegevens van WHAM, een belbureau. Op dinsdag werden de meeste afspraken geboekt. Gesprekken duurden het langst tussen 10 en 11 uur. Cognism merkt zelf op dat het beste moment voor WHAM niet per se het beste moment voor jou is.

Waarom de studies elkaar tegenspreken

Vier studies, vier antwoorden. Dat is niet omdat er één gelijk heeft en de rest niet. Ze meten gewoon iets anders, op een andere plek.

• Andere uitkomsten. Iemand bereiken, iemand kwalificeren, een lang gesprek en een geboekte afspraak zijn vier verschillende dingen. Het beste uur voor het ene is niet vanzelf het beste uur voor het andere.
• Andere steekproeven. Webleads in 2007, dialergebruikers in 2021, een belbureau in 2025. Elk met een eigen mix van markten en functies.
• Andere tijdzones. PhoneBurner rapporteert in Amerikaanse Central Time. Als een studie niet omrekent naar de lokale tijd van de prospect, vervaagt het patroon.
• Cijfers van leveranciers. De meeste studies komen van bedrijven die beltools verkopen en hun eigen gebruikers analyseren. Nuttig, maar geen neutrale steekproef.
• Waar het meest gebeld wordt. Als de meeste bellers 's ochtends bellen, heeft de ochtend de meeste gegevens. Dat bewijst niet dat de ochtend beter is.
• Kleine echte verschillen. PhoneBurner noemt sommige verschillen zelf klein. Het uur is een kleinere hefboom dan de kwaliteit van je lijst, je opening en hoe vaak je probeert.

Wat blijft er over? Een ruw patroon: late ochtend en late namiddag, midden in de week, en liever niet het uur net na de lunch. Een goed vertrekpunt, meer niet.

Denk eerst aan je eigen prospects

Stel je voor je test een gewone dag voor van de persoon die je belt. Dat kost niets en verklaart vaak meer dan eender welke studie.

• Een aannemer of installateur staat overdag op de werf. Vroeg in de ochtend of laat in de namiddag werkt misschien beter.
• Een winkelier of horeca-uitbater heeft het druk als er klanten zijn. Probeer de rustige uren.
• Een officemanager of financieel verantwoordelijke zit aan een bureau. Halverwege de ochtend gaat vaak prima.
• De zaakvoerder van een kleine kmo neemt soms op voor zijn team binnenkomt of nadat het vertrokken is.

Let ook op de kalender. De lunch, het wekelijkse teamoverleg, schoolvakanties en drukke seizoenen in een sector bepalen mee wanneer mensen opnemen. Dit zijn vermoedens, geen feiten. De test hieronder toont welke kloppen.

Zo test je zelf je beste belmoment

Je hebt geen speciale software nodig. Wel twee campagnes, één uitkomst per telefoontje en een paar weken geduld.

1. Kies één vraag. Bijvoorbeeld: ochtend (9 tot 11 uur) of namiddag (15 tot 17 uur)? Test één ding tegelijk.
2. Verdeel één lijst willekeurig. Neem een lijst met vergelijkbare leads en splits ze in twee, bijvoorbeeld door elke tweede rij in een apart bestand te zetten. Splits niet per regio of sector, anders test je de lijst in plaats van het uur.
3. Maak twee campagnes. Bel de ene alleen in het ochtendblok en de andere alleen in het namiddagblok.
4. Wissel halverwege van beller. Belt de ene collega 's ochtends en de andere 's namiddags, dan vergelijk je ook twee mensen. Wissel na twee weken, of laat dezelfde mensen beide blokken doen.
5. Noteer één uitkomst per telefoontje. Bereikt of niet, gesprek, afspraak. Dezelfde definities voor iedereen.
6. Vergelijk de bereikratio per campagne. Bereikratio = gesprekken ÷ belpogingen. Kijk ook naar afspraken per belpoging, want een uur kan goed zijn om mensen te bereiken maar slecht om af te spreken.
7. Houd de winnaar en test de volgende vraag. Bijvoorbeeld dinsdag tegen donderdag, of een vroeg blok tegen je gewone blok.

Hoeveel telefoontjes voor je het resultaat gelooft?

Meer dan je denkt. Een ruwe richtlijn, berekend met gewone statistiek: ligt je bereikratio rond 20% en heeft elke campagne ongeveer 300 belpogingen, dan kan een verschil van minder dan zo'n 6,5 procentpunt gewoon toeval zijn. Met 100 belpogingen per campagne kan zelfs een verschil van 10 punten geluk zijn. Ga dus door tot elke campagne een paar honderd belpogingen heeft, en wees voorzichtig met een resultaat van één week.

Rekenvoorbeeld

De cijfers hieronder zijn een voorbeeld, geen norm.

In dit voorbeeld is het verschil van 8 punten groter dan de foutmarge, en de namiddag levert ook meer afspraken op. Het team verschuift zijn grote belblok naar de namiddag en houdt de ochtend voor terugbelafspraken en mails. Een maand later test het de volgende vraag.

Wil je zien wat een hoger bereik met je hele trechter doet? Gebruik de rekensom in hoeveel telefoontjes je nodig hebt voor één klant. De definitie van elk cijfer vind je in sales KPI's bij koude acquisitie.

Zo doe je het in Ringlane

Ringlane heeft geen rapporten per uur van de dag of per dag van de week. Deze test kun je toch doen. Importeer de twee helften van je lijst als twee campagnes, bel elke campagne in een eigen belblok en noteer per telefoontje één uitkomst met één toets. De rapporten in Ringlane tonen belpogingen, bereikratio en afspraken per campagne en per beller, zodat je de ochtend- en namiddagcampagne naast elkaar legt. De andere helft van het werk is die blokken beschermen: lees daarvoor belblokken voor focus.

Veelgemaakte fouten

• Het beste uur uit een studie overnemen zonder te testen. Een Amerikaans resultaat uit 2007 is een gok voor jouw markt, geen antwoord.
• Twee dingen tegelijk testen. Een nieuwe lijst en een nieuw uur in dezelfde week vertellen je niets over het uur.
• Bellers vergelijken in plaats van uren. Wissel halverwege of laat dezelfde mensen beide blokken doen.
• Na een paar dagen stoppen. Kleine aantallen schommelen enorm.
• Alleen op het "beste" uur bellen. Wissel bij herhaalde pogingen op dezelfde lead van uur. Bel je altijd om tien uur, dan val je misschien telkens in hetzelfde wekelijkse overleg.

Veelgestelde vragen

Bronnen

1. InsideSales.com en James Oldroyd: Lead Response Management Study (2007, studie van een leverancier, pdf-kopie bij een derde partij)
2. PhoneBurner: Best time of day for sales calls (gegevens 2021)
3. Cognism: The State of Cold Calling in 2025 (met gegevens van WHAM)
4. Yesware: Reignite your cold outreach strategy