Ringlane voor eventbureaus en locaties

Vul je eventkalender met zakelijke klanten die je zelf belde

Voor eventbureaus, evenementenlocaties en congrescentra in België en Nederland: wie zakelijke evenementen boekt, wanneer een telefoontje aankomt en hoe je opvolgt tot de datum getekend is.

Start de gratis beta Probeer de live demo

Elk bedrijf met personeel en klanten organiseert evenementen: een nieuwjaarsreceptie, een kick-off, een klantendag, een productlancering, een opleidingsdag buiten de deur. De meeste gingen vorig jaar ergens naartoe en gaan volgend jaar weer ergens naartoe. Nieuwe klanten winnen als eventbureau of locatie draait erom dat jouw naam opkomt wanneer ze beginnen te zoeken, en dat moment komt maanden voor het evenement zelf.

De markt: veel organisatoren, evenementen in elk bedrijf

De aanbodkant is versnipperd. De bedrijfsstatistieken van Eurostat tellen in 2023 2.092 ondernemingen in België en 1.552 in Nederland met als hoofdactiviteit het organiseren van congressen en beurzen (NACE 82.30). De meeste zijn heel klein. Op 1 oktober 2026 telde het CBS 1.790 Nederlandse bedrijven in deze activiteit (voorlopige cijfers), waarvan 1.435 met één werkzame persoon en 70 met 10 of meer werkzame personen. Locaties, cateraars, hotels en audiovisuele bedrijven verkopen aan dezelfde budgetten.

De regio is sterk in internationale bijeenkomsten. Volgens de ICCA-ranglijst over 2024 ontving Nederland 295 internationale verenigingscongressen en bleef het achtste van de wereld, met 94 in Amsterdam. De UIA, die anders telt, zette Brussel in 2024 op de eerste plaats van alle steden met 388 internationale bijeenkomsten, ongeveer 7% van de 8.859 wereldwijd. Deze ranglijsten gaan over verenigingscongressen, niet over de bedrijfsevenementen waar de meeste bureaus en locaties van leven.

Bedrijven gebruiken evenementen ook om te leren. In de Europese enquête over opleiding meldt Eurostat voor 2020 dat 36,9% van de Belgische en 46,1% van de Nederlandse ondernemingen met 10 of meer werkzame personen conferenties, workshops, beurzen of lezingen gebruikte als vorm van opleiding. Dat is een kopersgroep die het bellen waard is: HR- en opleidingsteams die een zaal, een programma en een geslaagde dag nodig hebben.

Beslissingen volgen het evenement. In een klein bedrijf kiest de eigenaar of een officemanager vaak op vertrouwen en prijs. Grotere bedrijven vergelijken meerdere locaties of bureaus, vragen een voorstel en betrekken marketing, HR en financiën. Grote congressen lopen soms via inkoop met een formele offerteaanvraag.

Wie je belt en wat je vraagt

De mensen die zakelijke evenementen boeken:

Marketing- of communicatiemanager: klantevenementen, lanceringen, aanwezigheid op beurzen.
HR-manager: personeelsfeesten, kick-offs, opleidingsdagen en teamdagen.
Officemanager of directieassistent: maakt de eerste selectie van locaties en belt vaak als eerste.
Eventmanager: beheert bij grotere bedrijven en verenigingen de congreskalender.
Eigenaar of algemeen directeur: beslist bij kleinere bedrijven.

Aanleidingen die het telefoontje relevant maken: een jaarlijks evenement op een vaste datum, een nieuwe marketing- of HR-manager, een fusie of nieuw kantoor, een productlancering, een jubileum, een evenement dat vorige keer tegenviel, en een locatie die sloot of te klein werd.

Vragen die in deze sector werken:

Welke evenementen organiseert u elk jaar, en wanneer begint u een locatie te zoeken?
Hoeveel gasten verwacht u, en welke vorm hebt u in gedachten?
Wat ging de vorige keer goed, en wat zou u veranderen?
Wie beslist over de locatie of het bureau, en wie heeft het budget?
Welke data liggen vast, en welke kunnen nog schuiven?

Kopers van evenementen plannen in seizoenen, dus timing telt: lees wat het beste moment is om te bellen.

Wat een belteam in deze sector vertraagt

De vertrouwde plek. "We gaan altijd naar dezelfde locatie" hoor je vaak. De echte vraag is of die nog past bij het aantal gasten en het doel.
Lange doorlooptijd. Grote evenementen worden maanden vooraf geboekt. Bel je wanneer de datum dichtbij is, dan is de keuze al gemaakt.
Meerdere beslissers. De assistent die selecteert, tekent zelden. Marketing, HR en financiën hebben allemaal iets te zeggen.
Drukke seizoenen. Het eind en het begin van het jaar zijn druk voor evenementen en stil voor verkoopgesprekken.
Prijsvergelijking. Voorstellen zijn makkelijk per gast te vergelijken. Een goed gesprek gaat over het doel van het evenement, niet alleen over de prijs.

Zo werkt Ringlane voor eventbureaus en locaties

Echte schermen uit de app, met wat elke functie in deze sector doet.

Je lijsten op één plek

Importeer Excel, CSV of een Bizzy-export in een campagne. Elke lead toont zijn status, laatste actie en volgende taak.

In deze sector: Importeer een Bizzy-export van bedrijven per regio en grootte in een campagne per type evenement, bijvoorbeeld personeelsfeesten, productlanceringen of congressen, zodat elke beller één duidelijke lijst afwerkt.

De leadlijst van Ringlane met status, activiteit, laatste actie en volgende taak per bedrijf.

Eén scherm voor het gesprek

De lead links, het script in het midden met de bedrijfsnaam en je eigen naam al ingevuld. Klik op het nummer en bel met je eigen telefoon.

In deze sector: Zet de vragen over het volgende evenement, het aantal gasten, de periode en de budgethouder in het script, zodat elke beller ze in elk gesprek stelt.

Het belscherm van Ringlane met de lead, het script en het argumentenpaneel.

Het antwoord op elk bezwaar

Veelgehoorde bezwaren staan in een paneel naast het script, zodat het juiste antwoord één klik weg is.

In deze sector: Houd de antwoorden op "we gaan altijd naar dezelfde plek" en "we organiseren het zelf" naast het script, zodat een beller vraagt wat er de vorige keer misliep in plaats van op te hangen.

Het argumentenpaneel van Ringlane met antwoorden op veelgehoorde bezwaren.

Eén toets per gesprek, de volgende stap gepland

N (niet bereikt) plant een nieuwe poging de volgende werkdag, G (gesprek) een opvolgtelefoontje over drie dagen, T (terugbellen) het moment dat jij kiest. A registreert een afspraak; X (geen interesse, met een reden) en O (ongeldig nummer) sluiten de lead af.

In deze sector: Kopers van evenementen zijn vaak assistenten of marketingmanagers met een volle agenda. N plant een nieuwe poging op de volgende werkdag, en met T bel je terug op het moment dat zij noemen.

De uitkomsten met één toets in Ringlane.

Opvolgen via elk kanaal

Telefoontjes en e-mails komen in je week. Je schrijft e-mails in Ringlane en verstuurt ze via je eigen Gmail; LinkedIn en WhatsApp stuur je zelf en log je met de hand. Vandaag zet achterstallige terugbelafspraken bovenaan.

In deze sector: Stuur na een gesprek plattegronden, een voorbeeldprogramma of vrije data via je eigen Gmail en zie ze naast de belgeschiedenis, zodat niemand dezelfde brochure twee keer stuurt.

De agendaweek van Ringlane met geplande telefoontjes en e-mails per bedrijf.

Boeken terwijl ze aan de lijn zijn

Ringlane toont je vrije momenten in Google Agenda, voegt een Google Meet-link toe en verstuurt de uitnodiging. Geboekte afspraken gaan naar Attio.

In deze sector: Stemt een koper in met een bezoek ter plaatse of een briefing, boek die dan in Google Agenda met een Meet-link terwijl hij nog aan de lijn is, en geef de afspraak door aan Attio.

Het boekvenster van Ringlane met vrije momenten uit Google Agenda.

Je cijfers, per beller en campagne

Belpogingen, bereik, gesprekken, afspraken, de trechter en de redenen voor "geen interesse", per persoon, team en campagne.

In deze sector: Vergelijk campagnes per type evenement en lees de redenen voor geen interesse, zodat je ziet of timing, budget of een vaste locatie je het vaakst tegenhoudt.

Rapporten in Ringlane met belpogingen, gesprekken, afspraken, de trechter en resultaten per lid.

Wat één nieuwe klant vraagt

Op basis van je eigen cijfers rekent Ringlane uit hoeveel telefoontjes per week en per dag één nieuwe klant per week vraagt.

In deze sector: Vul je eigen cijfers in en zie hoeveel telefoontjes per week één nieuwe klant per week vraagt, zodat je het bellen maanden voor de drukke eventseizoenen plant.

De ritmeberekening en de redenen voor geen interesse in Ringlane.

Echte schermen uit de Ringlane-app met demogegevens. Geen band met de getoonde bedrijven.

Wat het je kan opleveren: efficiëntie, geld en meer

Voor een eventbureau of locatie is het bezoek ter plaatse of de briefing de meetbare stap. Je kunt bijhouden hoeveel telefoontjes tot een gesprek leiden, hoeveel gesprekken tot een bezoek en hoeveel bezoeken tot een getekend evenement.

Voorbeeld met aangenomen cijfers: één beller, één maand, en een aangenomen waarde van 15.000 euro voor één zakelijk evenement. Dit zijn geen richtwaarden; vervang ze door je eigen cijfers.

Stap	Aanname	Resultaat
Belpogingen	30 per dag, 20 werkdagen	600
Gesprekken	18% van de pogingen	108
Bezoeken of briefings	15% van de gesprekken	16
Getekende evenementen	1 op 4 bezoeken	4
Waarde	4 x 15.000 euro (aangenomen)	60.000 euro

Efficiëntie kun je ook meten. Kijk hoe lang het vandaag duurt om een uitkomst te noteren en de volgende stap te plannen. Bespaart één toets met een automatisch geplande opvolging twee minuten per poging, dan scheelt dat bij 600 pogingen ongeveer 20 uur per maand. Toets dat aan je eigen week in plaats van het zomaar aan te nemen.

De grootste winst zit vaak in de opvolging. Een koper die zei "bel me in maart over het zomerevent" is veel waard als iemand in maart belt. Lees hoe je om de afspraak vraagt en hoe je leads opvolgt, of probeer het zelf in de interactieve demo.

Veelgestelde vragen

Werkt koud bellen voor eventbureaus en evenementenlocaties?

Het kan, als je belt over een concreet evenement: het personeelsfeest, de kick-off, een productlancering of een klantendag. De meeste bedrijven hebben al een locatie of bureau waarmee ze eerder werkten, dus het eerste doel is meestal een bezoek of briefing voor het volgende evenement, geen meteen geboekte datum.

Wie boekt zakelijke evenementen?

Dat hangt af van het evenement. Personeelsevenementen liggen vaak bij HR of een officemanager, klantevenementen en lanceringen bij marketing, congressen bij een eventmanager of het communicatieteam. Directieassistenten maken vaak de eerste selectie van locaties. Vraag vroeg wie beslist en wie betaalt.

Hoe groot is de congresmarkt in België en Nederland?

ICCA telde in 2024 295 internationale verenigingscongressen in Nederland, de achtste plaats ter wereld. De UIA telde in 2024 388 internationale bijeenkomsten in Brussel, meer dan in elke andere stad. Bedrijfsevenementen komen daar nog bij en tellen in deze ranglijsten niet mee.

Wanneer bel je het best over een zakelijk evenement?

Maanden voor het evenement. Vraag wanneer het volgende personeelsfeest, de kick-off of de klantendag plaatsvindt en wanneer ze beginnen te zoeken, en plan ruim daarvoor een telefoontje. Een tegenvallend evenement of een nieuwe marketing- of HR-manager is ook een goede reden om te bellen.

Stuurt Ringlane automatisch brochures of herinneringen naar prospects?

Nee. Je schrijft elke e-mail zelf in Ringlane en verstuurt hem via je eigen Gmail. Ringlane plant je volgende telefoontje of e-mail en toont het in je week, maar er gaat niets weg zonder jou.

Bronnen

Bel de bedrijven die je volgende datum boeken